掲示物を掲示するツールとしてはポスターや看板があって、これらは印刷物を直接掲示するような方法です。この方法だと毎回物理的に掲示物を張り替える事になるので、手間がかかってしまいます。特に巨大な看板や電車の中の中づり広告のような不特定多数の人が多く集まるような場所に掲示するようなものは、差し替えの作業もおおがかりになるので、頻繁に内容を差し替えるのは時間的にもコスト的にも難しいです。デジタルサイネージは液晶ディスプレイや有機ELディスプレイを使って、ディスプレイに掲示物を表示させるものです。
従来型のポスターや看板と違うのは印刷物を掲示するのではなく、データ化されたものを表示するという点です。USBのような記憶媒体をディスプレイに差し込んで表示させるものやクラウド上にデータを保存して、データーを自由にディスプレイに表示させるものもあります。クラウド上からデータを表示させるものならば、差し替え自体は遠隔できるので現地に人さえ行く必要がありません。デジタルサイネージを活用すれば施設の案内板のような毎日もしくは数時間ごとに内容を書き換えたい掲示スペースでも、簡単に表示内容を変えられるので利便性が大きく向上します。
駅の構内や街の中心部に設置されるような巨大な広告スペースでもデジタルサイネージを使用すれば、巨大な掲示物の差し替えに必要な高額な作業費用を削減して、頻繁な掲示内容の変更が可能になります。